Rôle d’un Chef de projet événementiel
Le Chef de projet événementiel est responsable de la gestion complète d’un événement, depuis sa conception jusqu’à sa réalisation. Il intervient dans divers types d’événements, qu’il s’agisse de séminaires, conférences, salons, soirées d’entreprise, festivals, ou lancements de produits. Son rôle est de coordonner l’ensemble des aspects logistiques, techniques et humains de l’événement, afin de garantir son bon déroulement et la satisfaction des participants. Le Chef de projet événementiel travaille en étroite collaboration avec différents prestataires, comme des agences de communication, des prestataires techniques (son, lumière, catering), des lieux d’accueil et des partenaires.
Autres appellations
Le poste de Chef de projet événementiel peut être désigné sous différents titres, selon l’entreprise et la spécificité des missions. On peut le retrouver sous les appellations suivantes :
- Responsable événementiel
- Coordinateur d’événements
- Organisateur d’événements
- Chargé de production événementielle
- Event Manager (en anglais, dans les entreprises internationales)
Missions
Ses missions sont diverses et couvrent plusieurs domaines. Elles incluent principalement :
- Conception et planification de l’événement : Le Chef de projet définit le concept de l’événement, en lien avec les attentes du client ou de l’entreprise. Cela inclut la recherche de thématiques, le choix des lieux, la sélection des prestataires, et la gestion du budget.
- Gestion du budget : Il doit établir et suivre un budget prévisionnel, en veillant à optimiser les coûts tout en respectant les contraintes financières.
- Coordination des prestataires et des partenaires : Il sélectionne et coordonne les prestataires (traiteurs, animateurs, sécurité, etc.), en s’assurant de leur conformité avec le cahier des charges.
- Logistique : Le Chef de projet gère tous les aspects logistiques, comme le transport, l’hébergement des invités, l’aménagement du lieu, la gestion des inscriptions, etc.
- Communication et marketing : Dans certains cas, le Chef de projet événementiel est aussi responsable de la promotion de l’événement. Cela inclut la création d’invitations, la gestion des inscriptions, la création de supports de communication, et la gestion des relations publiques.
- Suivi post-événement : Après l’événement, le Chef de projet réalise un bilan pour mesurer la satisfaction des participants et analyser la rentabilité de l’événement. Ce suivi est crucial pour identifier les points d’amélioration pour les futurs événements.
Compétences et qualités requises
Le métier de Chef de projet événementiel requiert un large éventail de compétences techniques et humaines. Voici les principales :
Compétences techniques :
- Gestion de projet : Capacité à piloter un projet de A à Z, en respectant les délais et le budget.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel pour les budgets, PowerPoint pour les présentations, outils de gestion de projet (Trello, Asana, etc.).
- Connaissance des prestataires et de la logistique événementielle : Savoir choisir et gérer les prestataires en fonction des besoins.
- Créativité : Imaginer des événements originaux, adaptés à la marque ou au message à communiquer.
- Communication : Compétences rédactionnelles et orales pour la gestion des relations avec les clients, les participants et les prestataires.
Qualités humaines :
- Organisation : Une excellente capacité à gérer plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à respecter des échéances serrées.
- Rigueur : Le Chef de projet événementiel doit être capable de travailler avec précision, notamment dans la gestion des budgets et des contrats.
- Flexibilité et réactivité : L’événementiel étant un secteur où les imprévus sont fréquents, le Chef de projet doit savoir s’adapter rapidement aux changements.
- Leadership : Il doit savoir gérer des équipes, motiver les collaborateurs, et assurer une communication fluide entre tous les acteurs du projet.
- Relationnel : Être à l’écoute des clients et des prestataires, savoir négocier et entretenir de bonnes relations professionnelles.
Formation initiale pour devenir Chef de projet événementiel
Pour devenir Chef de projet événementiel, il existe plusieurs formations, principalement dans les domaines du management, du marketing, de la communication ou du tourisme. Voici quelques exemples de formations :
- Bac +2 à Bac +5 :
- BTS Management des Unités Commerciales (MUC)
- Licence professionnelle en gestion de projets événementiels
- Master en communication, marketing ou management des événements
- Diplôme d’école de commerce ou de communication avec une spécialisation en événementiel
Certaines écoles spécialisées proposent des formations dédiées à l’événementiel, permettant d’acquérir des compétences pratiques, comme l’organisation d’événements en conditions réelles.
Fourchette de salaire d’un Chef de projet événementiel
Le salaire d’un Chef de projet événementiel varie en fonction de son expérience et de l’entreprise dans laquelle il travaille. Voici une estimation des salaires pour chaque niveau d’expérience :
- Débutant (moins de 2 ans d’expérience) : Le salaire d’un Chef de projet événementiel débutant se situe généralement entre 25 000 et 35 000 € brut annuel.
- Intermédiaire (2 à 5 ans d’expérience) : Pour un Chef de projet événementiel ayant une expérience moyenne, le salaire peut varier entre 35 000 et 45 000 € brut annuel.
- Expérimenté (plus de 5 ans d’expérience) : Un Chef de projet événementiel expérimenté peut prétendre à un salaire compris entre 45 000 et 60 000 € brut annuel, voire plus dans des entreprises internationales ou de grande envergure.
Évolution de carrière
Le Chef de projet événementiel peut évoluer vers différents postes en fonction de son expérience et de ses aspirations. Parmi les opportunités d’évolution :
- Responsable événementiel : Le Chef de projet peut évoluer vers un rôle de responsable, supervisant une équipe et gérant des projets plus complexes.
- Directeur des événements : Dans des entreprises de grande taille, le Chef de projet peut devenir directeur des événements, avec une responsabilité stratégique plus importante.
- Création de son propre cabinet : De nombreux professionnels expérimentés choisissent de se lancer à leur compte, en créant leur propre agence d’événementiel.
Environnement de travail : Où travaillent-ils ?
Les Chefs de projet événementiels peuvent travailler dans une grande variété de secteurs et d’environnements :
- Entreprises privées : Dans des départements marketing, communication ou ressources humaines, pour organiser des événements internes ou externes.
- Agences événementielles : Ces agences spécialisées dans l’organisation d’événements pour différents clients (entreprises, institutions, collectivités).
- Secteur public et associations : Certaines institutions publiques ou organisations non gouvernementales recrutent des Chefs de projet pour organiser des événements à but social ou culturel.
- Freelance : Beaucoup de Chefs de projet événementiels choisissent de travailler à leur compte, pour divers clients, offrant une grande flexibilité dans leurs missions.
Où trouver un Chef de projet événementiel ?
Un Chef de projet événementiel peut être trouvé au sein de diverses entreprises, agences spécialisées, ou organisations publiques. Il peut être recruté pour des événements ponctuels ou pour des missions de plus longue durée. Les offres d’emploi sont disponibles dans les cabinets de recrutement spécialisés, les sites d’emploi généralistes, ou via des réseaux professionnels comme LinkedIn.
10 questions à poser en entretien pour recruter un Chef de projet événementiel
- Pouvez-vous nous décrire un événement que vous avez organisé de A à Z ? Quelles ont été les principales difficultés rencontrées et comment les avez-vous surmontées ?
- Comment gérez-vous un budget événementiel ? Quels outils utilisez-vous pour suivre les dépenses et assurer le respect du budget ?
- Comment travaillez-vous avec les prestataires externes ? Comment choisissez-vous les bons partenaires pour un événement ?
- Pouvez-vous nous parler d’une situation où vous avez dû gérer un imprévu ou un problème de dernière minute lors d’un événement ?
- Quels critères prenez-vous en compte pour choisir le lieu d’un événement ?
- Comment mesurez-vous la satisfaction des participants après un événement ?
- Quel est votre processus de communication avec les clients avant, pendant et après un événement ?
- Avez-vous déjà travaillé avec une équipe d’assistants ou de bénévoles ? Comment coordonnez-vous leur travail ?
- Comment gérez-vous les relations avec les intervenants (conférenciers, artistes, etc.) ?
- Quelles tendances actuelles voyez-vous dans l’événementiel et comment vous adaptez-vous à ces évolutions ?
