Vous êtes depuis peu dirigeant d’entreprise, manager, ou responsable rh et vous vous demandez comment bien mener un entretien de recrutement ou vous voulez tout simplement vous améliorer? Dans cet article nous vous donnons les 10 points clés importants à connaître pour réussir vos entretiens de recrutement.
1.Savoir introduire : donner les règles du jeu et bien présenter l’entreprise
Il est bon de donner les règles de communication en introduction. Ceci permet de cadrer l’échange et d’assurer la productivité de l’entretien. Par exemple : « je vais vous présenter brièvement notre entreprise, nos attentes sur ce poste, puis je vous poserai un certain nombre de questions sur vos expériences professionnelles enfin je vous laisserai poser vos questions et conclure ». On peut également préciser combien de temps devra durer l’entretien ce qui donne une idée générale de la longueur des réponses attendues. Un premier entretien de qualification d’une demi-heure n’exigera pas la même longueur dans les réponses qu’un deuxième ou un troisième entretien d’approfondissement. Ainsi prévenu, le candidat pourra adapter la longueur de ces réponses.
Il est en effet profitable que les règles du jeu soient claires dès le début. Cela permet d’éviter les quiproquos et la perte de temps pour le recruteur et le candidat : ainsi lors d’un premier entretien, certains candidats s’élimineront d’eux-mêmes en s’apercevant que le type d’entreprise ou le type de poste proposé ne correspond pas à ce qu’ils recherchent et le diront dans certains cas dès le début de l’entretien.
On peut à ce stade inclure également une présentation son entreprise aux candidats. Il est important de bien présenter son entreprise pour que les candidats se sentent motivés à l’idée de vous rejoindre.
L’idée est de rester bref en donnant quelques informations clés sur l’entreprise et en essayant surtout de mettre en avant ce qui la distingue des autres : un produit unique, sa culture d’entreprise, un marketing innovant, l’environnement de travail ? Il faut toutefois rester transparent sur la situation de l’entreprise et ne pas trop enjoliver. Les candidats apprécieront votre franchise.
Un résumé des missions et des objectifs du poste permettra ensuite de projeter le candidat dans le quotidien de l’entreprise et de lui donner une idée des enjeux et de vos attentes en termes de profil recherché.
2.Etablir des priorités dans les critères d’évaluation
Pour faire des choix entre les candidats il est nécessaire d’avoir des critères objectifs. Un des écueils souvent observés avec les clients, c’est qu’ils établissent une liste de critères mais n’établissent pas de hiérarchie entre ces critères ou souhaitent que ces critères soient tous remplis à 100%, ce qui rend le recrutement impossible. En effet dès qu’on a un nombre conséquent de critères il y en aura toujours un qui ne sera pas rempli.
Il ne s’agit pas de mettre en place une grille de scores ultra complexe avec des scores de pondération pour chaque critère mais il faut au moins être au clair sur :
-Les compétences incontournables
-Les compétences importantes mais pas nécessairement éliminatoires, avec un ordre de priorité
-Les compétences optionnelles qui représentent seulement un plus
Par exemple, pour un profil de Responsable acquisition on pourra avoir comme compétences incontournables le SEO, le SEA et avoir le marketing automation, l’emailing en compétences importantes mais pas forcément absolument discriminantes, surtout si elles sont compensées par un bon niveau dans les premières ou qu’elles sont compensées par des compétences sur d’autres leviers d’acquisition comme les réseaux sociaux, les webinaires, les lead magnets, ou encore la vidéo.
Dans les qualités intéressantes mais plus optionnelles on aura par exemple : le niveau de veille sur le secteur, les capacités de communication, la créativité.
Si l’on veut vraiment raffiner, pour bien mener un entretien de recrutement, on peut lister entre 5 et 10 compétences et mettre une notre à la fin de l’entretien. Ceci donnera une base de discussion si plusieurs recruteurs sont inclus dans le processus de recrutement, ce qui est souvent le cas.
Pour un poste en management par exemple, il sera utile d’identifier les compétences prioritaires du poste de manager pour lequel vous recrutez : écoute, confiance en soi, leadership, communication, capacité à déléguer ? Selon le type de poste en management concerné ou selon le type de profil que vous recherchez vous pouvez mettre un niveau de priorité plus important sur l’une ou l’autre de ces compétences.
3.Entretien chronologique ou thématique ?
On pourrait se contenter de demander au candidat de parler de ses expériences par ordre chronologique, de manière un peu traditionnelle. Le problème avec ce type d’entretien est que le temps étant limité, le candidat qui a généralement eu le temps de rôder son discours déroulera son parcours sans que vous ayez beaucoup le temps et l’occasion de creuser sur les sujets qui vous intéressent. L’avantage d’un entretien chronologique est par contre que vous risquez moins de passer à côté de certaines périodes d’échec que le candidat aurait intérêt à dissimuler. Il permet d’avoir une vision plus complète de l’évolution du candidat dans le temps et donc de se faire une idée sur sa capacité à évoluer, à rebondir et à se perfectionner dans le temps.
Dès que le candidat a un minimum d’expérience, notre conseil est donc plutôt de commencer par la dernière expérience et si besoin de remonter dans le temps par la suite. Le fait de privilégier un entretien thématique permet de plus se concentrer sur les aspects qui vous intéressent.
Vous pouvez ainsi vous focaliser sur certaines compétences particulières, soit parce qu’elles vous semblent plus importantes pour le poste, soit parce que vous avez des doutes sur la solidité de telle ou telle compétence chez un candidat donné.
4.Le bon dosage entre questions ouvertes ou fermées
Chaque question vise à évaluer le candidat, elle doit le pousser à fournir le maximum d’informations. De manière générale, pour bien mener un entretien de recrutement, il vaut donc mieux privilégier des questions ouvertes que fermées. Cependant pour obtenir des informations précises, les questions fermées seront dans certains cas bien évidemment nécessaires.
Par exemple, selon la manière dont on formule la question on n’obtiendra pas le même type d’information :
-La question « Quel type de manager êtes-vous ? » est une question ouverte qui permet de savoir les qualités principales que le candidat pense avoir en termes de management.
-La question « Qu’est-ce qu’un bon manager ? », question ouverte également, permet plutôt de savoir la vision du management qu’a le candidat, l’idéal vers lequel il tend. Eventuellement, on peut raffiner en demandant : « Quel manager vous a marqué dans votre carrière et pourquoi ? »
Enfin, la question : « Etes-vous un bon manager ? » est une question fermée qui appelle une réponse par oui ou par non. La réponse donnera moins d’éléments d’information, par contre en fonction de la réponse ou du degré d’hésitation, on aura une indication sur le niveau de confiance de la personne et de la légitimité qu’elle pense avoir sur le poste.
Il faut donc savoir varier entre des questions assez générales comme : « Pouvez-vous me parler de cette expérience de Responsable communication au sein de telle entreprise ? » et des questions plus ciblées comme : « Combien de personnes encadriez-vous dans cette expérience » ?
Les questions ciblées permettent d’avoir des réponses précises sur des points que l’on juge importants, mais il faut savoir les doser pour ne pas que l’entretien ressemble à un interrogatoire. Le fait d’alterner avec des questions plus générales permet de redonner une dimension d’échange à l’entretien.
Par ailleurs si vous êtes le futur manager, il faut avoir à l’esprit que si l’entretien s’avère positif, vous êtes déjà en train de créer une relation avec et employé. Il est donc important que cette relation démarre bien afin de donner envie à la personne interrogée de poursuivre la relation et de s’inscrire à terme dans le projet de l’entreprise. Un entretien de recrutement réussi ne se limite pas à trouver la bonne personne pour un poste, c’est aussi une question de synergie et d’adéquation avec la culture de votre entreprise et avec vous si vous êtes le futur manager de la personne.
Par ailleurs, les questions générales vont permettre de repérer dans l’expérience du candidat, des aspects intéressants pour le poste, des compétences rares ou la connaissance d’un sujet sur lequel il peut apporter des éléments décisifs dans le poste.
Dans les rôles commerciaux, l’affirmation de soi et la capacité à inspirer confiance aux interlocuteurs sont des aspects importants, ceci peut être testé en entretien en n’ hésitant pas à pousser gentiment le candidat dans ses retranchements avec des questions un peu plus directes ( dans les limites de la courtoisie et de l’acceptable bien sûr) afin de vérifier sa capacité de rebond.
5.Savoir manier l’évaluation indirecte
Chaque question que l’on pose est généralement liée à un type de compétence qu’on souhaite évaluer. Si la question est trop directement formulée, la personne interrogée risque d’adapter sa réponse afin de répondre à vos attentes. Par exemple si vous demandez : « Aimez-vous travailler en groupe », la personne saura qu’il est important de savoir travailler en groupe pour l’emploi considéré et fera une réponse en conséquence.
Pour éviter que le candidat devine ce que vous cherchez à partir du contenu de la question que vous posez, il faut essayer de poser des questions détournées. Ces questions « détournées » permettront d’évaluer indirectement la compétence évaluée en le faisant parler sur des points liés à cette dimension : dans l’exemple cité, en posant par exemple des questions sur les loisirs ou le type de sport pratiqué.
Moins vous préparez votre entretien, plus l’objectif de vos questions risque d’être apparent : la question comportera l’objectif et le candidat fera des réponses qui correspondent à ce que vous souhaitez entendre plutôt que de décrire sa personnalité réelle, ce qui crée un biais d’évaluation.
Il faut donc essayer de « masquer » un peu le point que vous souhaitez évaluer afin d’avoir les informations les plus objectives possibles. Ceci implique de faire un travail sur la forme du questionnement pour ne pas être trop transparent sur la dimension évaluée et ne pas risquer d’induire les réponses par la forme de la question. De manière générale, il faut donc être attentif à la façon dont on formule les questions.
6.Préparer son entretien autant que le candidat !
Préparer ses questions est important, nous l’avons vu. Mais ce n’est pas suffisant, il faut aussi, pour être complet, préparer les réponses aux questions qu’un bon candidat, motivé, ne manquera pas de vous poser !
C’est aussi l’occasion d’échanger des informations. Il ne faut pas trop en dire, mais il faut avoir préparé des réponses aux questions fréquentes, par exemple :
De combien de personnes est composée l’équipe ?
Quels sont les objectifs ?
Pourquoi la personne précédente est-elle partie ?
Quels sont les outils actuellement en place ?
Quel est le budget alloué (pour un poste en marketing ou communication par exemple) ?
Pour pouvoir réargumenter sur les intérêts du poste en fin d’entretien (n’oubliez pas que sur un marché tendu, vous devez aussi vous « vendre » et vendre votre entreprise), il est ainsi utile de réserver une question du type » ; « Que cherchez-vous principalement dans votre prochain poste ? ».
Cette question permet d’ écarter des candidats qui formulent des aspirations incompatibles avec le poste : par exemple si la personne insiste sur le fait de manager des équipes alors que cela ne fait pas partie du poste ni à court ni à moyen terme.
7.Tester la motivation et l’intérêt
En introduction, vous pouvez notamment demander à la personne s’est renseignée sur le poste et sur l’entreprise ? Bien que cela semble évident il ne faut pas présumer. Le fait que le candidat se soit renseigné est déjà une indication de sa motivation, de son sérieux. S’il ne l’a pas fait, cela tend à montrer : soit qu’il n’est peut-être pas en recherche très active, soit que l’entreprise ne l’attire pas plus que ça.
En fin d’entretien, il est bon de redonner également la main au candidat en lui demandant s’il a des questions. S’il en a et qu’il a notamment noté par écrit ces questions, cela montrera qu’il a préparé son entretien et ce sera un signe de plus que le poste l’intéresse.
Il est également utile de demander au candidat de citer quelques accomplissements dans se postes précédent : résultats ou réussites particulières. On voit alors vite si la personne a des cas précis en tête et qu’elle est capable d’en parler ou si, au contraire, elle hésite et qu’elle reste floue.
Enfin, pour cerner la motivation, il faut être très attentif à ce que dit la personne en fin d’entretien. Pose-t-elle des questions sur le poste, essaie-t-elle d’avoir un retour sur sa candidature, ou est-elle pressée d’en finir ?
8.Evaluer le non-dit, l’impression générale
En entretien téléphonique, il faut être attentif au ton de la voix : il ou elle est-il/elle enjoué.e ou au contraire de tempérament un peu morose ? En entretien physique, il est encore plus facile d’évaluer cet aspect : quelle posture physique adopte la personne : est-elle tonique, molle, détendue ou stressée, souriante, renfrognée ? Il faut être attentif à la dynamique du candidat » : y a-t-il une forme de lassitude où ressent-on de l’envide sa part ?
D’ autres questions à se poser pour réussir un recrutement sont les suivantes :
-La personne est-elle raisonnablement structurée ou au contraire part elle un peu dans tous les sens mais également celle de savoir
-Quel est le ressort principal de la personne, sa motivation principale ?
-Quels sont les traits qui ressortent de sa personnalité ? Il s’agit également de se faire une idée sur son caractère.
Pour évaluer tous ces aspects, il est important de savoir pratiquer la double écoute : écouter ce qui est dit, donc le contenu et être attentif en même temps à la façon dont cela est dit : le non-dit et l’implicite. S’il s’agit d’un entretien pour un poste de commercial, il faut s’imaginer dans la peau d’un client : serais-je à l’aise avec un commercial de ce type ? Est-ce qu’il m’écoute, est-ce qu’il m’inspirerait confiance et serait-il capable de me convaincre ?
Pour tester le niveau d’écoute d’un candidat, voici notre conseil : posez trois questions à la fois. Par exemple demandez aux spécialistes du SEO : quels sont les facteurs du SEO aujourd’hui ? Est-ce qu’il y a eu des changements notables récemment ? Comment évaluer le poids des différents facteurs ?
Dans la majeure partie des cas les gens oublieront au moins une des questions. Si quelqu’un retient les trois vous savez que vous avez quelqu’un qui est au-dessus de la moyenne.
9.Tester les capacités d’adaptation
Vous pouvez également poser une question sur ce que le candidat pense de l’évolution de son métier ou de son secteur. Cela permettra de voir déjà en quelle mesure il est au courant des tendances du secteur mais surtout de lui donner l’opportunité d’exprimer un point de vue personnel.
Par exemple, dans les métiers du marketing, à notre avis, les candidats les plus intéressants sont ceux qui tout en gardant une capacité à se remettre en cause ont néanmoins quelques convictions et un socle de compétences sur lequel ils sauront s’appuyer pour obtenir un certain nombre de résultats opérationnels à court terme. Les bons candidats sont ainsi ceux qui sont capables de mettre en place des méthodes qu’ils ont testées et qui ont marché pour eux mais sont en mesure de les questionner et de les faire évoluer. Normalement cette attitude de « test and learn » doit donc aussi apparaître lors de l’entretien. A vous de la détecter.
10.Bien conclure : expliquer la suite du processus
Une fois que vous avez posé toutes les questions que vous souhaitiez poser, il est bon de laisser l’opportunité au candidat de poser les siennes.
D’abord, cela permet d’établir une certaine réciprocité. Le marché des candidats étant actuellement tendu surtout sur les professions du marketing digital, les candidats sont de plus en plus en position de force et les bons ne mettront pas les pieds n’importe où.
Par ailleurs c’est une phase qui permet de découvrir encore d’autres aspects ou traits de personnalité du candidat : de manière générale, plus le candidat pose de question, plus généralement cela signifie qu’il a une bonne estime de soi : il pense qu’il est bon et qu’il mérite d’être recruté par une entreprise sérieuse, il veut donc s’en assurer en posant un certain nombre de questions lui aussi.
Le type de question posée est généralement révélateur. En tant que recruteur nous avons tous eu la déception d’’entendre un candidat interrogé sur un poste de manager montrant des compétences solides poser comme première question : y a-t-il des RTT, ou quels sont les horaires de bureau ?
S’il pose des questions sur les cibles privilégiées de l’entreprise, les produits qu’elle compte lancer à l’avenir ou les marchés qu’elle souhaite conquérir en priorité, cela montre que le candidat s’intéresse au projet de l’entreprise et qu’il se projette plutôt bien dans le poste. C’est bon signe.
Pour terminer, il est important de signifier au candidat quelles seront les prochaines étapes (cas pratique, entretien RH, entretien avec le N+1, N+2 ?) et le délai dans lequel il peut raisonnablement avoir une réponse de votre part.
Conclusion : comment bien mener un entretien de recrutement
Toute la difficulté pour bien mener un entretien de recrutement est d’arriver à combiner « la vente » du poste avec le processus d’évaluation du candidat. Il ne faut pas oublier que l’entretien est aussi le moment où le candidat va se faire une idée sur le poste et sur l’entreprise. En tant que recruteur nous sommes un peu l’ambassadeur de l’entreprise et dans un contexte global de pénurie sur de nombreux métiers, le recruteur a la mission d’attirer les candidats en leur donnant envie de rejoindre l’entreprise.
Il y a donc un équilibre subtil à trouver entre l’aspect évaluation du candidat et l’aspect « vente » de l’entreprise. Il faut arriver à susciter l’envie du candidat en mettant en avant les aspects positifs du poste tout en restant exigeant dans l’appréciation des compétences du candidat.
Enfin, on peut dire qu’un entretien bien mené est un entretien où un vrai échange aura lieu. Il faut avoir sa grille de questions, mais il faut aussi savoir l’adapter et la faire vivre pour que quelque chose se passe. Un entretien est un moment d’évaluation mais c’est aussi une rencontre : si la personne est recrutée à l’issue de l’entretien, ce moment aura été le premier moment de collaboration entre vous et elle.
