Une fonction émergente: le Product Ops

Une des tendances émergentes ces dernières années en matière de gestion et management de produits est l’apparition de la fonction de Product Ops au sein des scales-ups ou des startups en forte croissance.

En effet, au fur et à mesure qu’une organisation grandit, de nouveaux défis organisationnels surgissent. Une équipe produit qui passe par exemple de 6 personnes à 15 personnes pose des problèmes nouveaux. Pour les faire travailler ensemble il est bien souvent nécessaire de poser des cadres et de structurer les process un minimum : la communication orale ne suffit plus.

C’est ainsi qu’a émergé depuis environ une dizaine d’années ce rôle de Product Ops pour y répondre. Pour résoudre ces problématiques organisationnelles les scales ups intègrent donc de plus en plus ce poste clé au sein de leurs équipes.

Avant de voir pourquoi une entreprise ayant atteint une certaine taille critique a intérêt à recruter ce type de profil, définissons tout d’abord le rôle du Product Ops et voyons quelles sont ses principales missions.

Qu’est-ce qu’un Product Ops ?

Dans Product Ops, Ops fait référence aux opérations, le terme complet serait donc Product Operations Manager. Le Product Ops travaille donc dans le domaine du produit mais en s’intéressant à l’aspect opérationnel de la gestion et du développement produit : en résumé, tout ce qui concerne les processus et les modes opératoires de l’équipe produit. Le Product Ops est un peu à l’organisation globale ce que le Scrum Master est à une équipe de Développeurs. Son périmètre d’intervention est juste plus large.

Par opposition, alors que le rôle du leader produit est de penser la stratégie et la structure organisationnelle le Product Ops va créer les conditions qui vont permettre de l’exécuter. Le Product Ops est une sorte de bras droit exécutif du leader produit dont la mission consiste à faire en sorte que les Product Managers puissent se concentrer sur leur coeur de métier.

Plus une équipe grossit, plus cela nécessite de l’organisation et de la structure. Il faut pour cela créer de nouvelles connexions et aligner les équipes produit avec les équipes tech. C’est la raison pour laquelle les Directeurs produit sont de plus en plus souvent amenés à créer cette fonction dans leur équipe.Il s’agit donc d’un rôle très transverse qui met en œuvre des méthodologies à la fois projet et produit. Pour simplifier, les Product Ops sont donc des sortes de Product Managers de l’organisation, leur produit à eux étant l’organisation et leurs utilisateurs étant les équipes en interne.

Au niveau de l’approche de travail, les Product Ops travaillent généralement sur la base d’une logique de co-construction des solutions proposées avec les équipes de Product Managers : ils commencent par faire des entretiens avec les équipes pour bien comprendre leur mode de fonctionnement, leurs attentes et les difficultés qu’ils rencontrent.

Le Product Ops étant encore une profession encore relativement nouvelle, la définition et les missions varient d’une organisation à l’autre. Il est cependant possible d’identifier un certain nombre de sujets courants qu’on retrouve dans le champ d’action des Product Ops. Voyons-les maintenant.

Le champ d’action du Product Ops

Les fonctions remplies par le Product Ops sont des tâches qui faisaient partie des Product Managers : la formation produit, le reporting, les projets transverses…L’idée est d’enlever une partie de leur charge de travail qui n’est pas directement liée à la conception et au product management pour soutenir la performance globale du travail de l’équipe et les aider à se concentrer sur leur cœur de métier.

La fonction de Product Ops dépend de la taille de l’entreprise, de son degré de maturité et de son contexte organisationnel mais dans tous les cas elle consiste à créer le meilleur contexte et les meilleures conditions permettant aux équipes produit de travailler efficacement. C’est un rôle de facilitateur.

Un des rôles principaux du Product Ops consiste tout d’abord à faire des diagnostics et apporter ainsi un regard externe sur le travail des équipes qui n’ont pas forcément le temps et les ressources à consacrer à cet exercice, pris qu’ils sont dans la gestion opérationnelle du quotidien. Son travail d’analyse va permettre d’identifier d’une part ce qui marche bien et d’autre part les problèmes organisationnels et les points de blocage.

Un des grands sujets sur lequel va intervenir généralement un Product Ops sont les processus métiers des Product managers, par exemple la phase de découverte produit ou les ateliers pour indiquer comment récolter du feedback utilisateur et de la donnée. Ils vont proposer une méthodologie ou la co-construire avec les responsables tech/produit/design, puis la mettre en place concrètement. Dans ce domaine, l’objectif du Product Ops est de faire en sorte que toutes les équipes soient alignées sur la documentation et l’outillage, en bref rationaliser les modes de travail et les procédures afin d’apporter efficacité et lisibilité dans le processus de développement-produit.

Un autre grand domaine d’action du Product Ops est celui de la communication. Le Product Ops va s’assurer que la communication se fait bien entre les différentes équipes métier. Il travaille sur le processus de remontée des informations terrain afin d’optimiser la pertinence des données. Il doit s’assurer que le travail de conception des Product managers soit alimenté par les problèmes réels que rencontrent les équipes sur le terrain.

Le Product Ops intervient également souvent pour la mise en place d’outils : outil de gestion des connaissances comme Confluence pour documenter les technologies utilisées et les informations produit, des modèles, des systèmes pour mesurer les actions, des tableaux de bord, des outils de reporting etc…

Dans certaines structures, la fonction est très liée aux données, au marketing et au go-to-market tandis que dans d’autres entreprises, son objectif est plus d’orchestrer, de définir et d’entretenir le système d’exploitation organisationnel, d’accompagner des équipes ou encore de faciliter un projet de migration ou de transformation organisationnelle.

Dernièrement Doctolib a par exemple créé un poste de Director of Product Operations qui implique le recrutement et la gestion d’une équipe de 6 personnes qui appliquent des méthodes de gestion de produits (découverte, livraison) pour faire évoluer une organisation technique et produit de plus de 500 personnes et contribuer ainsi à la réussite de la construction de leur plateforme de soins de santé en Europe.

Enfin, certains interviennent même sur des aspects RH : sur le processus d’arrivée et l’intégration des nouveaux Product Managers recrutés.

Comment travaille un Product Ops ?

Le Product Ops travaille de manière semblable à un Product Manager : il s’appuie sur la donnée, construit sa roadmap en récoltant et priorisant ses sujets en réponse aux besoins des utilisateurs (qui sont les membres de l’équipe dans son cas).

Dans un premier temps, il réalise généralement un audit de l’équipe produit pour identifier les principaux points de douleur qu’il a perçu, ce qui constituera la base de sa feuille de route par la suite.

Le Product Ops est un spécialiste des processus. On peut les considérer comme des Product Managers de l’organisation. Leur métier consiste à appliquer les méthodes et les approches du Product management à l’organisation de l’entreprise.

En repérant des expérimentations qui ont fonctionné ou des méthodologies qui ont faire leurs preuves il va pouvoir les amplifier et les étendre au reste de l’organisation. A contrario, le fait d’identifier où se situent les frictions et les blocages permettra de réfléchir à des solutions, par exemple en proposant de nouvelles approches de gestion de projet plus adaptées au fonctionnement de l’entreprise et plus alignées avec ses contraintes organisationnelles spécifiques.  

Dans quels domaines peut-on attendre des améliorations grâce au recrutement d’un Product Ops ? Les missions du Product Ops

• La mesure de l’impact sur le business et des résultats : définition des KPI, et évaluation de l’atteinte des objectifs.
• La centralisation de l’information et la structuration des données avec notamment la mise en place des tableaux ou des outils pour rendre les PM plus autonomes sur l’analyse des données.
• La mise en en place de Process et outils ainsi que l’optimisation et le suivi de leur adoption entre le produit et la tech : outils de gestion de projet et outils collaboratifs, outils de ticketing type Jira, processus de test.
• L’enrichissement de la connaissance produit, l’organisation de l’information produit au sein des équipes et des parties prenante, la formation des équipes en contact avec les clients sur les nouvelles fonctionnalités.
• Le recrutement, la formation et l’intégration des talents.
• La réflexion sur les problématiques organisationnelles.
• L’excellence opérationnelle avec la création d’un cadre de travail permettant à l’organisation produit d’être la plus efficace possible (exemple: routines, outils de reporting, modèles prêts à l’emploi, etc.)
• Les projets transverses impliquant différentes unités ou départements.
• La compréhension des attentes clients : par exemple pour industrialiser la collecte des retours clients sur le produit dans l’outil Product Board.
• L’internationalisation, pour diminuer par exemple le temps de lancement du produit dans un nouveau pays.

Quels profils recruter sur la fonction de Product Ops ?

Le recrutement d’un Product Ops a seulement du sens à partir d’une certaine taille d’entreprise, lorsque l’équipe de Product Managers grossit : quand on passe le cap des 50 à 100 personnes, cela peut se justifier car plus l’équipe grossit, plus des tâches de coordination annexes au cœur de métier du Product Manager apparaissent. Il faut donc savoir repérer les symptômes : perte d’information dans la communication, incompréhensions, retards dans la prise de décision.

Il s’agit d’un rôle très transverse qui implique de bien connaître l’ensemble des métiers du produit : Product Designer, Product Manager, Product Owner, QA.

Ces postes de Product Ops sont souvent confiés à d’anciens Product Lead ou Product Managers qui connaissent déjà bien les contraintes du métier.

La plupart des Product Ops sont passés par la case gestion de projet ou consultant au préalable.

Conclusion

Quels sont donc les bénéfices à attendre du recrutement d’un Product Ops ?

Le Product va maximiser l’impact des équipes produit sur la stratégie de générale de l’entreprise. Son action va permettre d’optimiser les processus et outils de développement produit, d’organiser et de diffuser l’information produit en développant le talent et l’engagement des équipes produit.

La fonction de Product Ops est multiforme, pour que le recrutement d’un Product Ops ait du sens il faut donc que le profil corresponde aux besoins spécifiques de votre structure : par exemple dans  certaines organisations le Product Ops intervient sur le passage à l’échelle tandis que dans d’autres il travaillera sur l’accompagnement au changement de culture par exemple pour déployer des process ou mettre en place les outils de découverte.

Mais de manière générale, on peut dire que le recrutement d’un Product Ops aura un impact positif sur l’optimisation des processus, l’amélioration de la collaboration, une meilleure prise de décision et un renforcement des liens entre les différentes sphères opérationnelles au sein de votre organisation.

Sources:

https://hubvisory.com/fr/blog/le-product-ops-ce-nouveau-r%C3%B4le-dans-les-organisations-produit-1

https://www.le-ticket.fr/product-ops-product-managers-organisation/3054/